1. Du kan bruke tiden din mer effektivt
Som du vet, er tid penger. Å fylle ut rapporter og føre journal manuelt er en tidkrevende prosess. Filer og papirer har også en tendens til å gå tapt eller gå tapt. Med våre løsninger kan sjåfører logge informasjon uten å måtte skrive ned noe. Dette eliminerer behovet for rutinemessig å overføre informasjon manuelt fra papir til en datamaskin, noe som tar verdifull tid.
2. Du forbedrer dine interne kommunikasjonsprosesser
Med digitale løsninger kan du også redusere papir- og e-postflytting mellom sjåfører, mekanikere og bedriftsledelse. Den elektroniske tilnærmingen gjør at all informasjon kan vises på en sentralisert plattform umiddelbart etter at en sjåfør har lastet den opp, noe som gjør det mulig for alle relevante parter å få direkte tilgang til den.
3. Du reduserer kostnadene
Pappersberget vokser over tid og det koster penger. Avhengig av størrelsen på virksomheten din, kan det årlige budsjettet for å opprette, administrere og distribuere dokumenter være kostbart. Med den digitale metoden kan du eliminere store deler av disse utgiftene og spare kostnader til arbeidstid i prosessen. Sjåfører og ledere kan sette av mer tid til andre deler av virksomheten som er viktigere og mer virksomhetskritiske.
4. Du reduserer miljøpåvirkningen
Overgangen fra en papirbasert strategi til en digital ditto har en enorm positiv innvirkning på miljøet og sparer jordens ressurser. Å ta den papirløse banen har også en dominoeffekt på bruken av kontorrekvisita. Hvis du eliminerer bruken av papir i maskinparken din, kan du også redusere antall penner, stiftemaskiner, blekk og andre materialer du bruker. Totalt sett vil du redusere bruken av metall, gummi og plast betraktelig hvert år.
5. Du gjør kontoret ditt mindre rotete
Ingen liker å se et rotete kontor. Med den papirløse metoden kan du redusere rot på arbeidsplassen i forbindelse med bruk av papir for å formidle informasjon. Elektroniske filer tar ingen plass på skrivebord og skuffer – og du kan enkelt finne dataene du leter etter på et blunk når informasjonen består av enere og nuller.
Sammendrag
Så – for å oppsummere. Allerede på syttitallet var det snakk om det papirløse kontoret. Vi er egentlig ikke der ennå. Men én ting er klart – digital dokumenthåndtering og systemer som gjør jobben for deg sparer ressurser og kan også forenkle arbeidet. Selv om arbeidet med å lage et papirløst kontor kan bety en liten læringskurve for noen, er resultatene vel verdt det. Du vil strømlinjeforme forretningsprosessene dine og forbedre organisasjonens arbeidsflyt. Det hele vinner.
En
kjørebok kan være digital eller oppbevares på papir. Det vanligste i dag er at bedrifter bruker digital kjørebok. Disse kobles til bilen og registrerer alle reiser automatisk. Her kan du lese mer om vår løsning for elektronisk kjørebok.
